РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПРОВЕДЕНИЮ РЕГИОНАЛЬНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ ДЛЯ ТОРГОВЫХ ПАРТНЁРОВ (Продолжение)

8. Составляя максимальный спи­сок того, что может пригодиться в ходе мероприятия, обязательно об­судите его с вашими  коллегами, группой презентаторов и инженера­ми. Проверьте его не один раз. Луч­ше перестраховаться, чем остаться «на бобах».

9. Не проводите в целях экономии средств два мероприятия одновре­менно в один день или в течение двух дней подряд (например, кон­ференцию и технический тренинг или обучение технике продаж торго­вого персонала партнеров). Как по­казывает практика,  гостей  будет меньше, т. к. во многих организаци­ях один сотрудник отвечает сразу за несколько видов деятельности и он не сможет на столь длительное вре­мя оторваться от своих повседнев­ных рабочих обязанностей или вы­полнять одновременно несколько дел. Если вы проведете такие ме­роприятия с разницей хотя бы в две-три недели, то только выиграете в глазах партнера по отношению к кон­курентам с точки зрения своей высо­кой активности в оказании помощи партнерам. А репутация дорого сто­ит, вот на чем не следует экономить.

10.  Если нет средств на проведе­ние полномасштабных мероприятий с размахом, то можно все сделать недорого и со вкусом, главное, не де­лать дешево. Пускание пыли в глаза, как и дешевизну, заметят все! Как это повлияет на конечный результат — известно. Зато качество и скромность все оценят по достоинству.

11. Постарайтесь не выдавать по­дарки во время регистрации участни­ков. Ограничьтесь раздачей реклам­ных, информационных материалов и анкет, но обязательно сообщите, что подарки и ценные сувениры можно будет получить позже. Перед нача­лом перерыва на кофе объявите, что сувениры будут выданы в обмен на заполненные анкеты сразу по окончании кофе-брейка, а ценные подарки будут розданы самым ак­тивным участникам традиционных дебатов (вопросы-ответы) в конце выступления докладчика. Не лиш­ним будет проведение лотерейного розыгрыша призов, скажем, по ко­решкам анкет, среди тех, кто остал­ся на мероприятии до развлекатель­ной части и сдал заполненные опросные листы.

Все это нужно, чтобы как можно больше гостей досидели до конца официальной части и выслушали все, что вы для них приготовили. Также это позволит отсеять лишних, пришедших вместо аккредитован­ных коллег только за сувенирами и ради отчета перед начальством о по­сещении мероприятия. Такие гости для вас нежелательны, вы только зря потратите деньги на подарок, лучше приберегите их до следующе­го раза.

12.  Подумайте, чем занять соби­рающихся гостей, особенно любите­лей «прийти пораньше». Как прави­ло, после прохождения регистрации гостям предлагают утренние напит­ки: чай, кофе, соки и сладости: ес­ли же это вторая половина дня — допустимо сухое вино, пиво с ореш­ками и чипсами и т. п. Это признак хорошего тона и показатель вашего гостеприимства, но, на наш взгляд, все же этого недостаточно, т. к. пос­ле выпитого и съеденного гости все равно пойдут в пустой зал и будут бесцельно тратить время. Конечно, некоторые из гостей будут листать розданные материалы, но большин­ство предпочтут сделать это позже — во время выступления или на дру­гой день. Экспозиция представляе­мой вами продукции в зале не всег­да спасает, т. к. очень часто до начала выступления докладчиков некому ответить на возникающие вопросы. И тут может пригодиться техничес­кий специалист или продукт-менед­жер, умеющий грамотно отвечать на все интересующие посетителей вопросы.

Я же предлагаю хорошо развлечь гостей перед утомительным докла­дом, повысить им настроение, заря­дить их положительными эмоция­ми. Покажите им популярное кино через установленный проектор и, вдобавок к этому, выведите на до­полнительный монитор большего размера изображение с видео- или веб-камеры, установленной у места, отведенного для регистрации, или у столиков с напитками. Всегда най­дутся те, кто попадется «в капкан». А остальные понаблюдают за пер­выми. Все не так скучно.

13.  Заранее не оплачивайте раз­влекательную программу и банкет, делайте это только по факту. Это позволит вам сэкономить немалую сумму. Во-первых, до банкета доси­дят не все гости, во-вторых, органи­заторы развлекательной части мо­гут не полностью выполнить ранее взятые на себя обязательства, а рубль — хороший рычаг воздей­ствия. И помните, что всегда суще­ствует некая группа гостей, которые придут только на банкет, поэтому припасите для них необходимые ин­формационные материалы.

14. Минимум анимации, макси­мум информации. Докладчик дол­жен избегать излишней информа­ции, это утомляет аудиторию. Важно лишь то, что хотят от вас услышать. Поэтому заранее определите через уже работающих с вами партнеров круг интересующих их вопросов и очень тонко дополните их необходи­мой, по вашему мнению, информа­цией. При составлении презентации не перегружайте ее большим коли­чеством цифр, данных и технических характеристик, специальных эф­фектов в виде анимации и звуков. Приглашенные настроены в пер­вую очередь слушать докладчика, а дополнительную информацию они смогут почерпнуть из раздаточных материалов. Если докладчик хорош и харизматичен, то аудитория сос­редоточит все свое внимание на нем, а не на слайдах. Если же он плох, то мерно сменяющиеся картинки толь­ко усыпят слушателей под монотон­ный голос докладчика. А излишняя анимация просто отвлечет внимание от слов выступающего.

Тезисы презентации должны быть короткими и емкими, по возможнос­ти подкрепленными соответствую­щими видеообразами на слайдах и не более того. Вся информация должна проистекать из уст доклад­чика. Именно он — лицо компании, он — точка входа, он — мостик в мир маркетинга отношений.

15. Визуализация и демонстрация возможностей или свойств продукта должны стать хорошим дополнени­ем слов докладчика. Это можно осу­ществить с помощью современных видео- и звуковых средств или с по­мощью живых эффектных действий презентатора. Идеально, если есть возможность чередовать технические способы визуализации с «фокусами» докладчика. Таким образом, вам необходимо создать подобие витрины - все должно быть красиво и понятно.  

Особое значение имеет оформление, речь идет об оформлении мест продаж, витрин, стендов и сцен для выступления, довольно часто для этого используют световые или другие рекламные конструкции, которые позволяют максимально выгодно представить информацию о продукте или услуге. Оформить витрины помогут в рекламном агентстве Горыныч, подробнее на сайте http://zgprint.ru или по телефонам: +7 (964) 907-25-07, +7 (964) 922-52-20.

16.  Выбрали жанр — соблюдай­те! Если обещана конференция, то это должна быть настоящая кон­ференция в ее общем представле­нии — с Круглыми столами, пресс-клубом, докладами и дискуссиями на заданные темы. Если это обучаю­щий семинар или тренинг — то мак­симум реальных примеров из прак­тики, наглядность и возможность по­щупать и попробовать продукт на зуб и т. д. Если это роуд-шоу, то будьте любезны — покажите настоящее шоу, а не проводите скучный доклад на тему «очередная новинка в бесконечном ряду наших новинок».

17.  И, как следствие сказанного, все должно быть, как в театре — отрепетировано и расписано поми­нутно: кто, что, когда, зачем и за кем делает. Помните, что театр (в данном случае проводимое вами ме­роприятие) начинается с вешалки, т. е. с первого указателя, объясняю­щего, как пройти к месту регистра­ции  гостей.  Обязательно должен быть заранее заготовлен реквизит, аллегоричные и наглядные инфор­мационные материалы,  проверено на исправность презентационное и демонстрационное оборудование. Декорация должна соответствовать сцене и действию, т. е. представля­емая вами экспозиция  продуктов должна соответствовать рассказу во время презентации.  Неэффек­тивно  говорить  о  «мифическом» продукте, который нельзя сразу на мероприятии   пощупать   руками. Проще было бы просто разослать партнерам анонс новинки, в кото­ром указывались бы сроки ее выхо­да на рынок, или вложить реклам­ный листок в папку с раздаточными материалами.

18.  Провокация, или «не спать!» Как и для актера в театре, главное для докладчика — с ходу завладеть вниманием присутствующих.  Сде­лать это можно с помощью безобидных провокаций.