ПРАВИЛЬНЫЙ ПОДХОД К ОРГАНИЗАЦИИ ВЕЧЕРИНКИ

На сегодняшний день в Киеве более ста агентств декларируют, что «готовы взяться за организацию любого мероприятия». Для специалиста это звучит смехотворно. На самом деле, максимум десяток компаний могут похвастаться внушительным опытом и портфолио, достаточным для столь амбициозных заявлений. Если хотите не ошибиться в своем выборе – последуйте нескольким профессиональным советам:

Отбор агентств
Если вам действительно небезразличен результат, первым делом стоит пристально изучить портфолио вашего потенциального подрядчика, почитать рекомендательные письма клиентов и обратить особое внимание на то, насколько долго клиенты остаются верны этому агентству.

После первичного отбора следует организовать брифинг, где детально  обсудить все пожелания относительно ивента и обязательно поделиться впечатлениями о своем предыдущем опыте: что было воспринято «на ура», чем персонал или гости были недовольны, к чему готовы, а что их категорически не устраивало. Совсем не помешает подготовить для потенциального подрядчика свод ваших корпоративных правил.

Выбор локации - это один из основных моментов, от которых во многом зависит успех и позитивный эффект вечеринки. К каким бы вариантам выбора локаций вы не склонялись, вам следует знать, что агентство обязано предусмотреть.

Во-первых, проверьте, есть ли у агентства схемы помещений предлагаемых локаций, - они необходимы для качественной проработки системы безопасности, проверки наличия пожарных и аварийных выходов. Обратите внимание на систему вентиляции, контроль температуры воздуха в помещении, пропускную способность санузлов, наличие гардероба. 

Во-вторых, должно быть достаточное количество парковочных мест, которые агентство должно предварительно забронировать, не забыв о вежливом парковщике, который будет открывать двери авто и подавать руку дамам.

В-третьих, обязательно проверьте, правильно ли рассчитано время аренды помещения, есть ли данные о почасовой стоимости overtime (превышение оговоренного времени аренды), позаботилось ли агентство о том, чтобы на вашем мероприятии не было посторонних людей, гостей заведения.

В случае использования загородных локаций – не следует экономить на электрогенераторах или бензиновых генераторах, дежурной машине скорой помощи.

Сценарий
Если вы хотите создать запоминающуюся вечеринку для VIP-клиентов, ни в коем случае не принимайте предложения агентства об организации пиратской или гангстерской вечеринки, венецианского карнавала, вечеринки в стиле диско 80-х и так далее – примитивные и шаблонные сценарии при любом бюджете неэффективны. Помните о том, что ваши гости, особенно в канун праздников посещают не одно мероприятие, и подобные затертые от частого использования костюмированные малобюджетные «шоу» могут негативно сказаться на репутации вашей компании.

Не стоит бояться оригинальных, зрелищных и веселых идей. Поверьте, для по-настоящему хорошей вечеринки недостаточно веры в то, что все гости и так веселы и при удачном выборе локации и меню будут радостно развлекать себя сами.

Антураж и программа
После того, как вы окончательно определились с выбором агентства, локации и концепции мероприятия, можно переходить к следующему этапу - детальной проработке развлекательной программы и декораций. Как можно оперативнее утвердите кандидатуры артистов и ведущих – чтобы агентство успело их «забронировать». Помните, что без предоплаты это сделать невозможно. Профессиональное агентство неоднократно работало с лучшими артистами и ведущими, потому варианты, когда после получения предоплаты артисты отказываются от выступления, здесь практически исключены.

Бизнес-задачи мероприятия
Если речь идет о мероприятии, где вашим сотрудникам предстоит общаться с важными клиентами, рекомендую, предварительно посоветовавшись с агентством, заблаговременно проговорить с сотрудниками все детали, проинструктировать их относительно дресс-кода и стиля поведения. Наше агентство, например, для большего удобства приглашает в офис клиента стилистов, специалистов по make up и причёскам. Это очень экономит нервы и время. В идеале, за каждым VIP-гостем следует закрепить ответственного сотрудника. По нашему опыту, иногда даже присутствие клиентов и руководства не мешает некоторым сотрудникам «немного расслабиться», так что предварительный инструктаж будет совсем нелишним.

Приглашение гостей
В пригласительных обязательно укажите формат мероприятия и дресс-код. Не забудьте о RSVP (подтверждении присутствия), для чего необходимо указать контактный телефон ответственной особы, которая сможет зафиксировать подтверждение, проконсультировать приглашенного и ответить на любой вопрос.

Меню
Помните, «finger food» - это действительно на один укус. Нужны деликатесы и еще раз деликатесы! Очень важное значение имеет посуда: особенно берегитесь бережанского стекла. Бой, если он не носит массовый характер, должен быть учтен в смете кухни и алкоголя.

Для фуршетов и банкетов существуют определенные нормы: фуршет обходится в 500 - 800 грн на одну персону, в зависимости от продолжительности мероприятия, расчет банкетного меню стартует от 1200 – 1400 грн на человека.

Если в вашей компании есть поклонники сигар, стоит предусмотреть наличие виталье с широким ассортиментом табачных изделий.

Свет и звук: и того и другого должно быть в достатке. С помощью света профессионалы могут совершенно изменить любое пространство, его экстерьер и интерьер. Самим своим присутствием, динамикой и контрастностью свет создаст и усилит настроение, выгодно обыграет формат вечеринки. Что касается правильно настроенного и чистого звука – всем очевидно, что это залог того, что ваши слова, текст ведущих и выступления артистов услышат, без риска оглохнуть или, наоборот, необходимости вслушиваться в невнятные звуки.

Итог: помните, что правильный выбор агентства – залог успешного, эффективного мероприятия, правильно инвестированных в бизнес компании средств. Работа с опытными агентствами, сотрудничающими с лидерами рынков – гарантия высокого качества мероприятия, отсутствия рисков и достижения бизнес-целей.

Алексей Вербило
SERPANTIN entertainment
www.serpantin.org
+38 044 228 77 98