Об ошибках тайм-менеджмента

Основные ошибки тайм-менеджмента.

Заполнять время вместо того, чтобы планировать действия для достижения целей.
Расставлять приоритеты по принципу срочности вместо важности.
Лепить задачи одна на другую вместо того, чтобы оставлять временные зазоры между ними.
 

Планировать больше возможного вместо того, чтобы вести тайм-калькулятор.
Фокусироваться на одном-двух направлениях вместо того, чтобы удерживать баланс жизненных областей.
Надеяться на память вместо того, чтобы вести записи в планировщике.
Планировать по ходу вместо того, чтобы выполнять подготовленный заранее план.
Разговор об этих ошибках начну с конца.

Тайм-менеджмент – это способность человека самостоятельно и заранее определить действия, процессы и события, которые он считает важными и необходимыми для себя, а затем добиться того, чтобы эти события произошли тогда, когда он это наметил, и желательно таким образом, как решил.

Конечно, многие считают себя неспособными управлять окружающим их пространством-временем, поэтому предпочитают вместо понятного определения «управление временем» использовать распространенное и запутанное «тайм-менеджмент», которое можно трактовать и как «управлять временем», и как «время управляет». Согласитесь: если понаблюдать за людьми, то в большинстве случаев можно обнаружить, что они живут по второму принципу, находясь в полном подчинении часов, расписаний и графиков. Ничего плохого нет в том, чтобы подчиняться расписаниям, но подчиняться всем подряд бездумно и безвольно – это уж перебор.

Мы сильны тем, что можем не повиноваться многим законам природы: не ложимся спать вместе с закатом солнца, преодолеваем земную гравитацию и научились перемещаться быстрее звука. А значит и время тоже в наших руках. Разобравшись в том, что время – это запись прошлых и будущих событий, можно создавать его самостоятельно, придумывая их и добиваясь того, чтобы они произошли.

Итак, пункт 1.

Вместо того чтобы реагировать, планируйте до: утром составляйте расписание на день и добивайтесь того, чтобы оно осуществилось. Вы сможете!

Теперь поговорим о памяти, которую можно условно разделить на долгосрочную и оперативную. Оперативная подчиняется определенным законам, и сравнить ее можно с фотокамерой – она делает снимок чего-то, происходящего в данный момент, а чуть позже делает уже следующий снимок, а потом еще и еще. В результате снимок, сделанный пять минут назад, уже отодвинулся довольно далеко, а наше внимание переключилось с него на более актуальное событие, находящееся перед глазами прямо сейчас.

Как часто вы ловили себя на том, что забыли отличную мысль или не позвонили в обещанное время, не выслали письмо? Не ругайте свою память – она этого, во-первых, не любит, и во-вторых, лучше от этого не станет. Зная такое простое сравнение оперативной памяти с фотокамерой, вы сами придете к пониманию необходимости делать записи и увидите, как важно их правильно организовывать. А что является лучшей организацией, если не почасовая и ежедневная шкала?

Пункт 2.

Обзаведитесь хорошим планировщиком, в котором достаточно места для текущих записей и есть организация событий в рамках дня, месяца и года, а не по проектам или тематикам.

Следующий важный момент – «перекос». Посудите сами: если вы постоянно будете тренировать только правую ногу, то левая ослабнет и вы начнете хромать. Это именно то, что происходит с людьми, фокусирующимися только на парочке жизненных областей и оставляющими остальные без присмотра. Они делают так, поскольку привыкли реагировать на то, что «громче всего кричит», а из-за этого проявляют чудеса изобретательности на работе, проводя там большую часть своего времени, потому что больше им идти-то и некуда. А когда из офиса все-таки выдворили, они пытаются заглушить одиночество или замешательство рассуждениями о том, что у них или все еще будет, или уже все поздно.

Разрушенные отношения, испорченное здоровье, тоска и разочарование, неинтересная жизнь, диванная мудрость вкупе с ожирением и, главное, разочарование и осознание упущенного времени – все это спутники безответственного отношения к балансу жизненных областей. То, что вы приносите в жертву, однажды принесет в жертву вас самих. Еще ни одному карьеристу не сохранили его должность на время затяжной болезни, ни один костюм не сможет магическим образом скрыть ваши лишние килограммы, еще ни один ребенок не затормозил свой рост ради того, чтобы папа успел прийти с работы и прожить с ним все стадии детства. Зачем расплачиваться, если можно вкладывать?

Пункт 3.

Распределяйте свое время на все важные области вашей жизни. Будьте сообразительными: не можете каждый день заниматься полчаса спортом дома, занимайтесь три раза в неделю в спортивном комплексе. Не можете каждый день прийти с работы вовремя – выделяйте выходные для интересного общения, а не для отслеживания боков.

Теперь пора поговорить о самом времени: сколько его у вас в распоряжении сегодня, завтра, послезавтра и т. д.? За прожитые годы вы уже усвоили, что сумма часов в сутках не меняется и всегда составляет только 24 часа? Тогда почему многие пытаются затолкать в эти часы такое количество задач, что общее время на их выполнение не просто выходит за пределы, а зашкаливает?

Вопросов здесь много, а идея одна – вы не имеете права планировать задачу или давать обещание, если не гарантируете их выполнение из-за отсутствия времени. Каждый в состоянии складывать минуты и часы и контролировать свою «корзину времени». Я понимаю, что чувствовать себя ограниченным не очень приятно, но разве приятно чувствовать себя необязательным человеком? Принимая задачу или давая обещание без тайм-калькуляции (подсчета возможных затрат и сравнения с наличествующим временным запасом), вы изначально подставляете не только человека, которого подведете, но и предаете себя, накапливая обесценивание.

Пункт 4.

Принимая задачу или давая обещание, сразу оцените количество времени, которое они займут у вас, и ведите суммарный подсчет в рамках каждого дня. В этом вам опять поможет хороший планировщик. Мой вам совет: планируя время, закладывайте верхнюю, а не нижнюю границу.

Отсюда плавно переходим к следующей ошибке – плотному заполнению расписания без соблюдения временных зазоров между задачами и событиями. Конечно, вы можете гордиться своей способностью прибегать в последнюю минуту или сдавать отчет прямо перед закрытием офиса. Но чем же тут гордиться, кроме способности быстро бегать по лестницам и коридорам? А где гарантии, что вы не совершили ошибки или не попадете в пробку? Гораздо правильнее остаться с запасом времени, чем потеть, краснеть или извиняться.

Возьмите себе за правило не «склеивать» задачи, а оставлять время хотя бы для того, чтобы сходить в туалет в перерыве между встречами. Туалет – это и вправду «хотя бы», потому что на самом деле вам нужно время после встречи на то, чтобы просмотреть записи, выделить основные моменты, написать письмо подчиненному или дать задание помощнику, а также просмотреть материалы, с которыми вы будете работать на следующей встрече. Поверьте, вы выиграете гораздо больше, если подготовитесь к встрече, а не будете тратить время на ней или делать умный вид, будто все знаете.

Когда вы оставляете временные зазоры между задачами, у вас еще появляется возможность отреагировать на что-то срочное не в ущерб важному.

Пункт 5.

Планируйте время между задачами, мероприятиями, встречами на дорогу, раздумья, подведение итогов, знакомство с информацией. Не волнуйтесь, еще ни у кого это время не пропало!

Что касается приоритетов, то для начала стоит разобраться в их определении. Дефиниция слова «приоритет» – первенство во времени. Это означает, что приоритизация распределяет задачи и события по временной, а не ценностной шкале. Довольно часто случается так, что задача может быть первой по времени, но менее значимой, чем следующая за ней. Поэтому приоритетность задач определяется ни чем иным, как расписанием, составляя которое, вы на самом деле распределяете приоритеты.

Это, конечно, не означает, что вы не можете выработать какую-то собственную систему оценки важности и ценности задач исходя из того, для чего они вам нужны. Наоборот, такая оценка весьма важна, потому что именно на основании нее вы и время будете подбирать, и последовательность определять, и решать, чем именно заняться, если возникла ситуация «музыкальных стульчиков». «Музыкальные стульчики» – популярная когда-то игра, в которой игроки под музыку бегали вокруг стоящих в кругу стульев и должны были успеть сесть на один из них, когда музыка умолкала, при этом стульев было на один меньше, чем самих игроков. Только есть очень важное отличие тайм-менеджмента от правила «музыкальных стульчиков»: в игре нужно успеть сесть на любой стул, а в тайм-менеджменте – выполнить главную задачу, то есть важную, а не срочную.

Пункт 6.

Ориентируйтесь на выполнение важного, а не срочного. Всегда будет много горящих задач. Но вместо того чтобы тушить пожар, сфокусируйтесь на том, что может его устранить.

Устранителем пожаров является создание и достижение целей. Многие люди бегают как белки в колесе: по кругу, без цели, замысла, осознания и даже без удовольствия. Бегают, потому что так надо, ходят на нелюбимую работу, общаются с неприятными им людьми, делают то, что не нравится. Многие уже даже не ждут, поскольку ждать им нечего, и только потому, что они забыли мечтать.

Вы можете быть очень заняты все 24 часа в сутки, но если не знаете, ради чего все это делаете, значит ваше время потерянное. Возможно, это принесло пользу кому-то другому, но если приносить ее не было вашей целью, то вы не будете радоваться и гордиться. Думаете, что еще будет время все исправить? Увы, время – единственный ресурс, который не возвращается.

Пункт 7.

Имейте свои цели, знайте их, верьте в них, идите к ним. Не позволяйте никому их обесценивать или уводить вас в сторону. Простое правило гласит: если у вас нет своих целей, вы идете к чужим; если у вас нет своего плана – вы выполняете чей-то.

Помните: ваше время – это ваша жизнь. Вы сами решаете, чем ее наполнить, и в силах осуществить свое решение.

Автор: Людмила Богуш-Данд

Источник: Компаньон