Должностная инструкция: муки творчества
В каждой сфере человеческой деятельности есть так называемые «вечные темы», игнорирование которых свидетельствует о некоем дурном вкусе или «непродвинутости» специалиста. Для кого-то они — просто дань моде. Хотя, по большому счету, именно такие конъюнктурные проблемы, кочующие от конференции к конференции, из учебника в учебник, из журнала в журнал, с сайта на сайт (в перекрестном и обратном порядке), оказываются наиболее востребованными на практике и вряд ли когда-либо вызовут оскомину у людей дела, поскольку расставить все точки над «i» в них по определению невозможно. Должностная инструкция принадлежит именно к такого рода темам.
Должностная инструкция по шпаргалке
Какой бы творческой и неформальной ни была атмосфера быстрорастущей компании, рано или поздно у топ-менеджера наступает период осознания того, что необходимо объективно оценить уровень управления и соответствующим образом формализовать менеджмент. Независимо от нашего отношения к слову «формализация», она — процесс объективно необходимый, и с ростом компании необходимость эта только возрастает. Чем же это отличается от бюрократии в самом нелицеприятном значении этого слова? — Качеством. Качественными характеристиками документооборота в организации.
Первым шагом в этом процессе может стать разработка и «внедрение в жизнь» эффективных должностных инструкций. Аллергия на пыльные документы, в т. ч. и должностные инструкции, эпохи развитого социализма, как показывает практика, давно минула (не без помощи специалистов консалтинговых агентств). Пришел черед делать конкретные шаги по их разработке, учитывая при этом миссию и стратегию развития компании, специфику организационной структуры и культуры.
Увы, приходится констатировать, что менеджеры среднего и низового звена оказались не готовы к надлежащему выполнению этой задачи. Степень такой неготовности достаточно просто проиллюстрировать исчисляемыми тысячами интернет-запросами с просьбами «поделиться» должностной инструкцией на ту или иную должность — желанием заполучить готовое «решение» на халяву. За каждым таким запросом исполнителя наверняка стоит распоряжение босса подготовить отнюдь не формальную бумажку, а действенный инструмент управления.
Спрос, естественно, порождает предложение — регулярно издаются и переиздаются ворохи брошюр и справочников для кадровиков с сотнями типовых должностных инструкций, глобальная русско- и украиноязычная сеть просто напичкана аналогичным продуктом.
Однако все эти «образцы» вряд ли станут инструментом изменений в компании: по шпаргалке невозможно создать эффективную систему управления персоналом. В подтверждение этого позволим себе процитировать одну из реплик посетителей сайта www.management.com.ua: «Логика /составления должностной инструкции/ строится на том, что вы моделируете в бизнес-процессах «создание и донесение» именно результатов вашей компании установленным вами способом (стратегией) и «моделируете» это в головах персонала».
Понимание проблемы — часть ее решения (банально, но как верно!). Поэтому, если вы считаете, что чувство миссии все-таки присущее большинству ваших сотрудников, а стратегические приоритеты внятны и соизмеримы, можно приступать к изменению отношения подчиненных к должностной инструкции.
Муки творчества
Должностная инструкция сегодня чуть ли не единственный организационно-правовой документ в учреждениях и на предприятиях, который оговаривает задачи, цели и ответственность сотрудника в его служебной деятельности согласно занимаемой должности. Каждая из должностных инструкций должна четко обозначать, чем данная работа отличается от других.
При этом необходимо учитывать, что должностная инструкция — это слагаемое целостной системы нормативных документов, которые должны охватывать и регламентировать работу всего подразделения. Поэтому немаловажно, что, как правило, составляет инструкцию его руководитель для своих непосредственных подчиненных.
Топ-менеджерам необходимо избавиться от стереотипа, что должностные инструкции — это удел кадровиков. Да, кадровики должны контролировать процесс подготовки этого внутрикорпоративного документа (ознакомление со структурой инструкции, предоставление информации из квалификационных справочников, консультирование), но ни в коем разе не следует сваливать исключительно на них составление должностных инструкций на сотрудников других отделов.
Сегодня содержание должностной инструкции зависит в первую очередь от избранного подхода к выполнению этого задания. Наиболее распространены три варианта такого решения:
I. Изменение и исправление прежних документов, использование их как трафарета. Может быть полезным только частично (при написании общих положений в инструкции, если стратегия и миссия предприятия остались неизменными), при этом требует особой осторожности, если произошли важные перемены в общих целях и задачах деятельности. Их необходимо особо подчеркнуть и унифицировать во всех должностных инструкциях данного предприятия.
Этот подход применим и оптимален далеко не всегда, особенно, если в качестве образца используются должностные инструкции других организаций, отличающихся профилем или иными важными особенностями. Также нежелательно использование в качестве образца слишком допотопных документов.
II. Привлечение к составлению должностной инструкции сотрудников, которые в дальнейшем будут ее выполнять. Полезно с любой точки зрения.
Во-первых, это позволяет четче сформулировать их задачи и функции, критерии оценки работы, избежать необходимости дополнительных разъяснений отдельных положений, учесть специфику данного предприятия и особенности выполнения тех или иных требований, условия труда.
Во-вторых, «сотворчество» в сравнении с обычным «спущенным сверху» документом является хорошим средством мотивации. Составление должностной инструкции — это своеобразный тест как для новых сотрудников, так и для старожилов компании, который позволит увидеть тот пласт обязанностей, которые готов взвалить на себя конкретный исполнитель, его видение своего места в строю и тех проблем, которые, может быть, не очень различимы при взгляде сверху вниз. Кроме того, такое «тестирование» дает срез понимания человеком миссии организации.
«Сотворчество» не стоит путать с полной самостоятельностью работников в составлении инструкции «под себя», ведь тогда ими будут учтены только личные цели, а не задачи и перспективы развития предприятия. Еще одна сторона медали: многие менеджеры среднего звена (начальники структурных подразделений) отдают на откуп низовым специалистам составление должностных инструкций совершенно из-за других соображений — чтобы избавить себя от рутинной работы.
III. Тарифно-квалификационные справочники. Они позволяют сформулировать различные варианты возможных должностных требований, в т. ч. и ранее не выдвигавшиеся на предприятии, но их использование также требует вдумчивости и ответственности, как и в случае корректировки должностных инструкций других предприятий.
Форма и содержание
Почему же, несмотря на кажущуюся простоту составления, упоминание о должностной инструкции ассоциируется у руководителей структурных подразделений с зубной болью? Причина заключается в особенностях структуры этого документа и предъявляемых к нему требованиях, в которых лучше разобраться заранее, избежав ненужных мук творчества.
Для начала необходимо определиться с целями деятельности предприятия и общими положениями инструкции. И только после этого можно переходить к конкретным задачам каждого в их достижении. Следует заметить, что задачи должны быть максимально четкими и конкретными, ведь вам не понравятся расплывчатые и «обтекаемые» формулировки отчета о их выполнении?
Определенного канона или единого стандарта должностной инструкции не существует, однако в ней всегда можно выделить — как наиболее важные — положения о функциональных обязанностях и их обязанностей, правах и ответственности. Данные положения раскрываются в конкретных пунктах, содержащих необходимую информацию:
1. Точное наименование должности и место сотрудника в компании. Здесь должна быть обозначена прямая и функциональная подчиненность сотрудника (кому он подчиняется); те, кем руководит он сам, указано структурное подразделение, а также кто замещает сотрудника в случае его временного отсутствия; кроме того, каналы и способы взаимодействия сотрудников внутри организации и с другими организациями.
2. Направления деятельности и Функциональные обязанности. В этих разделах оговаривается постоянный конкретный вид деятельности работника, перечисляются конкретные операции, которые он выполняет и/или форма участия в их реализации. Это один из самых подробных и важных разделов документа, требующий особого внимания.
3. Средства. К ним относятся: рабочее место, технологическое и коммуникационное оборудование, средства передвижения, оргтехника и т. п., предоставляемые сотруднику для выполнения своих функциональных обязанностей. Также ожидается, что коммуникационное оборудование, например, оптические модули MOXA станет доступней и это обеспечит некоторый рост бизнесу.
4. Права доступа к ресурсам компании (чему-либо, кому-либо) и Полномочия распоряжаться и принимать решения.
5. Ответственность. Предусмотренная в связи с обозначенными обязанностями, правами и полномочиями отчетность о своей деятельности. Ее формы и критерии оценки эффективности труда (количественные и качественные) различны для разных должностей. На приносящих доход должностях эффективность труда измеряется показателями работы подразделений (по доходам, прибыли, снижению затрат на производство и т. д.).
На требующих затрат (т. н. обслуживающих) должностях показателем эффективности труда являются показатели выполнения стратегического плана в намеченный срок, качества обслуживания клиентов или работников других отделов.
6. Регламенты. Указание документов, которыми сотрудник должен руководствоваться в своей текущей деятельности. В первую очередь — должностная инструкция.
7. Требования к персоналу. Обычно личностные требования, содержаться в специальных документах внутреннего пользования, которые не показывают сотрудникам, например, «Описание должности» (или «Описание рабочего места»). Они являются руководством для кадровых служб при поиске и отборе персонала на вакантные должности. Хотя иногда критерии оценки деятельности сотрудника, занимающего данную должность, также включают и в этот документ (например, данные об образовании, специальности, специальном обучении, навыках, опыте работы). Здесь также может содержаться информация об обязательной программе повышения квалификации и возможных перспективах служебного роста.
8. Должностная инструкция должна быть заверена соответствующим образом: иметь гриф о ее утверждении, дату и подпись работника об ознакомлении.
9. В формальном плане должностная инструкция должна отвечать правилу единства формы документа в пределах подразделения или даже всего предприятия (единство стиля, формулировок, даже употребление одинаковых конструкций предложений).
Крайности
Как ни парадоксально, но наиболее типичные ошибки в должностных инструкциях вызваны не только недооценкой значения этого документа, но и …чрезмерным усердием составителей.
Зачастую преувеличивая возможности письменных нормативных документов, они стремятся объять необъятное, «утопив» инструкцию в ненужных подробностях. Это не только снижает ее действенность, лишая обязательной четкости, ясности, простоты изложения, но и привносит абсолютно недопустимую в любом документе двусмысленность толкования одного и того же требования. «Благодаря» этому должностная инструкция, к счастью, не способна лишить сотрудника необходимости самостоятельно принимать те или иные решения, но разве дальнейшее игнорирование им двусмысленных «темных мест» являлось целью составителя?
Не стоит впадать и в другую крайность — «телеграфный стиль» написания. Описывая функции работника, учтите все возможные служебные ситуации, а также определите какими должны быть его действия во внештатных случаях. Составителю стоит учесть, что чем выше квалификация и опыт специалиста, тем меньше нужен ему подробный инструктаж того, что и как следует делать.
В сущности, должностная инструкция должна помочь ответить на несколько главных и достаточно простых вопросов: осознает ли сотрудник миссию компании? что необходимо делать занимающему эту должность для ее достижения (т. е. четко обозначить в сознании персонала, что именно от него ожидается)? кто виноват, если сотрудник не выполняет своих обязанностей?
Инструкцию не следует рассматривать в качестве основного инструмента мотивации. Для нее существуют другие рычаги влияния.
Должностная инструкция, как документирование требований компании и ее топ-менеджмента, всегда должна учитывать соответствие конкретных задач и функций достижению намеченных целей. Это, казалось бы элементарное требование, на практике зачастую упускается из виду, в результате чего выдвигаются задачи, несоответствующие цели (хорошо еще, если они не противоречат ей). Или хуже того — возникает парадоксальная ситуация, когда и функции всеми выполняются, и задачи реализованы, а цель — не достигнута.
«МЕНЕДЖМЕНТ и МЕНЕДЖЕР» №12 2002 г.
Реклама
Похожие материалы
Бургер в изоляции, а ты? Креативная инструкция на безопасном расстоянии от RAKETA
Первая украинская доставка еды RAKETA внимательно относится как к своим клиентам, так и в целом к сложившейся ситуации. Как социально ответственный бренд, RAKETA напоминает о возможности безопасной бесконтактной доставки и других простых правилах самоизоляции в новой серии #stayhome.
Продвижение бренда в голосовом цифровом мире: инструкция от Plan.Net
Как голосовой Интернет повлияет на будущее цифрового маркетинга рассказывает Alex Turtschan, директор направления Digital Strategy Plan.Net
Как найти креативные идеи: Лео Бернетт и его шесть легендарных техник для стимулирования творчества
Легендарный рекламщик Лео Бернетт использовал шесть принципов для стимулирования творческого мышления. Это Творческий Козырной Валет, Творческое Сборище, или Групповое Мышление, Метод Бредня, Записи «Потока Сознания», Внешнего Эксперта и Комитет Творческого Рецензирования.
Инструкция по безопасному созданию селфи в Исландии
Исландия настолько прекрасна, что ее живописные виды могут оказаться смертельными для тех, кто не может обойтись без селфи на фоне любого фотогеничного пейзажа.
Реклама должна быть соткана из творчества!
23 октября в России отмечается день работника рекламы. Мы видим рекламу повсюду. Она может нравиться нам или нет, интриговать, вызывать интерес или наоборот, неприятие. А как ее воспринимают работники рекламного рынка, каким образом она воспринимается, когда занимаешься ее созданием, видишь ее производство?
11 способов усилить эффект от твитов: подробная инструкция по созданию визуалов для Твиттера
Чтобы повысить уровень вовлечённости читателей вашего Твиттера, привлечь больше кликов, ретвитов и комментариев, сделать твит-ленту разнообразной и интересной, специалисты рекомендуют иллюстрировать твиты изображениями.
- Обучение интернет-маркетологов копирайтингу
Контент-маркетинг – наиболее эффективный метод, с помощью которого производится продвижение товаров и сервисов на интернет-рынке.
- Google сделает рекламу полноэкранной
Google придумал, как заинтересовать мобильных рекламодателей. Компания разработала новый формат мобильной рекламы, которая станет более привлекательной для рекламодателей.
- Простые правила как продвинуть сайт в ТОП
Продвинуть сайт в ТОП поисковой выдачи – задача не из простых, с этим согласится каждый оптимизатор. Но, безусловно, и это возможно, если учитывать в своей работе некоторые правила. 1.
- Рынок интернет-рекламы в Украине приближается к миллиарду гривень
Всеукраинская общественная организация "Всеукраинская рекламная коалиция" ожидает роста интернет-рекламы на 35%.
- "Бабкины семечки": подарок на 8е марта должен быть душевным
4 марта стартовала поздравительная рекламная кампания бренда «Бабкины семечки» в сети Интернет.
- Мобильная версия Facebook ставит прибыль компании под угрозу
Мобильная версия - ахиллесова пята рекламной системы Facebook. Компания даже не скрывает этот факт от инвесторов, судя по документам для IPO.
- Как относится Google к неоптимизированным сайтам?
Чтобы иметь неплохие позиции в выдаче Google, необязательно применять SEO, сообщил Мэтт Каттс в очередном видеоподкасте.
- Rambler получил контрольный пакет «Бегуна»
Rambler приобрёл у «Финама» 25% акций «Бегуна» - второго по выручке оператора контекстной рекламы в Рунете - за $18 млн и таким образом увеличил свой пакет до 50,1%.
- Mondelez делает ставку на спорт
Компания подвела итоги всероссийского флешмоба в поддержку хоккеистов на Чемпионате Мира 2019 в Словакии.